Formattazione

Ci occuperemo ora delle tecniche di formattazione dei contenuti. Gli strumenti messici a disposizione da Excel sono diversi, e si distinguono per il fatto di non essere orientati alla sola soddisfazione di necessità estetiche.

Esiste, ad esempio, una funzione di formattazione condizionale che consente di evidenziare, con modalità liberamente stabilite dall’utente, determinate celle i cui contenuti corrispondono a criteri preordinati. Per esempio, è possibile colorare di rosso lo sfondo di tutte le celle in cui valore è inferiore alle media dell’area cui appartiene.

Ma per ora ci occuperemo delle funzioni di base.

Distingueremo innanzitutto:

• Formattazione di valori numerici;
• Formattazione in generale.

Formattazione di valori numerici

La formattazione di valori numerici consente di rappresentare i numeri, ad esempio:

• Con un segno “meno” prima del numero e/o di colore rosso per i valori negativi;
• Con un simbolo di valuta che precede il numero;
• Con l’inserimento dei simboli separatori delle migliaia;
• Con un numero di decimali a piacere;  ecc..

Proviamo a scrivere ad esempio in una cella il numero 15650,43638:

Come si può notare, sebbene il numero possieda cinque posizioni decimali, la larghezza della colonna è insufficiente, ed Excel arrotonda il numero per darne una rappresentazione quanto più precisa.

Se allargassimo la colonna Excel ne adeguerebbe la rappresentazione:

Come già sappiamo, se la dimensione della colonna fosse del tutto insufficiente otterremmo questo risultato:

Per la modifica dell’aspetto della celle con contenuto numerico possiamo innanzitutto servirci della barra degli strumenti dedicata alla formattazione, ed in particolare dei pulsanti qui di seguito illustrati:

Inserisce il simbolo di valuta

Inserisce i separatori delle migliaia

Aumenta ad ogni pressione il numero di decimali visualizzati

Diminuisce ad ogni pressione il numero di decimali visualizzati

Moltiplica il valore per 100 ed aggiunge il simbolo di percentuale.

I primi due pulsanti (simbolo di valuta e separatori delle migliaia) prendono come riferimento per inserire i relativi simboli, le impostazioni accessibili tramite l’applet “Opzioni Internazionali e della Lingua” del pannello di controllo.

E’ importante notare che, qualunque sia il numero di decimali visualizzati, il programma provvederà comunque, se non diversamente istruito, ad effettuare i calcoli con la massima precisione possibile.

Vediamo ora ulteriori strumenti presenti nella versione standard della barra di formattazione:

Tipo e dimensione dei caratteri

Attributi grassetto, corsivo, sottolineato

Allineamento all’interno della cella

Bordi

Colore sfondo

Colore carattere

Gli ultimi tre pulsanti sono in realtà delle caselle combinate. Il simbolo che le rappresenta è variabile, e riporta l’ultima scelta effettuata. Quindi, nell’ esempio, se volessimo colorare di giallo lo sfondo di un’area basterebbe premere il pulsante; se desiderassimo un diverso colore dovremmo cliccare sulla freccia per operare la nostra scelta.

Un’altra possibilità interessante, sempre riguardante gli ultimi tre pulsanti, riguarda la possibilità di disporre comodamente a video di tutte le opzioni di scelta, in quanto le finestre possono essere provvisoriamente staccate. Un esempio riferito al colore carattere chiarirà il tutto:

Analogamente si può procedere per gli altri strumenti:

Come si accennava in precedenza, la formattazione, lungi dal rappresentare unicamente una necessità estetica, risulta utile per evidenziare alcuni aspetti funzionali.

Esaminiamone alcuni:

Interessante è la possibilità, per esempio, di formattare in maniera diversa solo una parte del contenuto di una cella contenente una stringa, selezionandone preventivamente la parte necessaria:

Si può notare nell’esempio che si è anche proceduto ad evidenziare con uno sfondo azzurro la cella destinata ad inserire il nome. L’adozione di uno standard (nell’esempio, tutte le celle destinate a contenere l’input dell’utente con sfondo azzurro…) rende il lavoro più intuitivo e facilmente comprensibile.

Ulteriori opzioni di formattazione si possono applicare attraverso il comando “Celle” del menu Formato:

Particolarmente interessanti sono le funzionalità disponibili alla pagina “Allineamento”.

Immaginiamo, per esempio, di dover inserire delle descrizioni particolarmente lunghe. La gestione di tali contenuti potrebbe essere problematico sia in fase di visualizzazione (costringendoci ad un uso ossessivo della barra di scorrimento) che di stampa. Possiamo ovviare a tale inconveniente impostando in maniera conveniente la larghezza della colonna ed imponendo ai contenuti un ritorno a capo all’interno della cella:

Una volta chiusa con OK la finestra di dialogo, ridimensionata la colonna H e le righe interessate otterremo questo risultato:

Mediante la medesima finestra possiamo inoltre agire facilmente sull’allineamento, oltre che orizzontale, anche verticale del testo.

Un’altra interessante funzionalità presente sulla medesima finestra di dialogo ci consente di unire due o più celle.

Vediamo un esempio:

In questo prospetto, i contenuti della riga 2 sono disposti su tre aree costituite dall’unione di tre celle. Si può per esempio constatare facilmente come le celle della riga 2 e colonne E,F e G siano state unite. Ciò consente facilmente di centrare, come nell’esempio, i contenuti delle celle unite sulle intestazioni sottostanti.

Per unire due o più celle è sufficiente selezionarle, aprire la pagina “Allineamento” del menu “Formato celle ” ed attivare il check-box “Unione celle”.

Una comoda alternativa presente sulla barra degli strumenti “Formattazione” consente di unire e centrare velocemente le celle selezionate.

Rimanendo sempre nella medesima pagina “Allineamento” della casella di dialogo “Formato celle” esaminiamo ora la possibilità di orientare il testo all’interno della casella.

Per esempio, per ridurre l’occupazione di spazio di una descrizione di una colonna rispetto al suo contenuto, oltre che al ritorno a capo potremmo fare anche ricorso, per esempio, ad un orientamento diagonale:

Per ottenere questo effetto sarà sufficiente modificare opportunamente le dimensioni della riga e della colonna, selezionare le celle volute ed impostare mediante trascinamento o mediante la digitazione di un opportuno valore il fattore di inclinazione:

Formattazione Automatica

Consideriamo, per ultima, la possibilità di ricorrere a delle funzioni automatiche di formattazione.

A tal fine scegliere il comando “Formattazione automatica” dal menu “Formato”:

Potremo scegliere uno dei numerosi temi proposti ed applicarlo alla selezione con la pressione di OK.

Si noti in particolare la formattazione della riga del totale. Tale formattazione si applica all’ultima riga solo ove vi siano effettivamente delle formule.

Possiamo ulteriormente personalizzare l’aspetto scegliendo quali dei vari elementi debbano essere formattati. A tal fine, cliccare sul pulsante Opzioni. La finestra si allargherà verso il basso per consentirci di scegliere i formati da applicare:

Per esercizio, possiamo provare ad applicare la formattazione (automatica e manuale) ai vari fogli della cartella di lavoro “Rendiconto Settimanale.xls”.