Stampa dei fogli di lavoro

Generalità

Diversamente da altri programmi, quali ad esempio gli elaboratori di testo, Excel non presenta a video in fase di elaborazione dei contenuti delle “pagine”. La dimensione dei contenuti è arbitraria, e può fatalmente estendersi ben oltre le dimensioni di un foglio A4 solitamente utilizzato per la stampa.

Se non diversamente istruito, Excel tenterà di distribuire sul supporto cartaceo tutti i contenuti presenti sul foglio di lavoro. Nel caso più estremo, a scopo di esempio, se vi fosse un qualsiasi contenuto in cella A1 ed in cella IV65000 Excel stamperebbe (su fogli) A4 49.099 pagine, delle quali solo due (la prima e l’ultima) con rappresentato un contenuto.

E’ pertanto necessaria una attenta verifica antecedente alla stampa mediante la funzionalità “anteprima”.

Una guida alle corrette modalità di stampa

Un primo passo per definire le corrette modalità di stampa consiste nel selezionare il contenuto da stampare e nel chiedere al programma di stampare la selezione. Nell’esempio seguente, ad esempio, è stata selezionata l’area contenente un rendiconto settimanale delle spese; successivamente, si è aperta la finestra di dialogo mediante il comando “Stampa…” del menu “File” :

Gli ulteriori passi da fare saranno:

Cliccare su “Selezione”, quindi su “Anteprima” per una valutazione preventiva del layout della stampa:

Excel ci fa vedere il contenuto selezionato e mette a disposizione, nella parte alta della finestra, alcuni utili strumenti:

  • Il pulsante “Zoom” consente di variare il rapporto di ingrandimento dell’anteprima:
  • Il pulsante “Stampa” consente di effettuare materialmente la stampa;
  • Il pulsante “Imposta…” consente l’impostazione dei parametri di stampa: Orientamento; Intestazioni e piè di pagina; Elementi da stampare; ecc..

Esaminiamo ora gli elementi principali sui quali possiamo agire. Si fa presente che per ulteriori informazioni è disponibile il pulsante “Aiuto”. Proporzioni: consente di ridurre o aumentare la dimensione dei caratteri in percentuale in modo da adattare il contenuto alle dimensioni del foglio; in alternativa, la seconda opzione permette di distribuire il testo, comprimendolo o allargandolo, in senso orizzontale e/o in senso verticale. Se per esempio avessimo un prospetto più largo rispetto alle dimensioni del foglio, potremmo impostare “Adatta a” ad 1 per le pagine di larghezza, e lasciare vuoto il campo “Pag. di altezza”. In tal modo Excel provvederebbe comprimere il prospetto per adattarlo alla sola larghezza del foglio.

Per esempio, immaginiamo di aggiungere al prospetto settimanale una colonna riportante la descrizione delle spese:

In questo caso, selezionando i contenuti e visualizzando l’anteprima della selezione (come fatto in precedenza), Excel distribuirebbe la stampa su due pagine:

Come ovviare ? Una prima soluzione potrebbe essere quella di variare (da verticale in orizzontale) l’orientamento di stampa:

Come si può notare, talvolta anche questa soluzione non raggiunge lo scopo, poiché la stampa verrebbe ancora distribuita su due pagine. Possiamo a questo punto ovviare all’inconveniente in varie maniere:

  1. Diminuire il fattore di zoom o in alternativa, per non compromettere la leggibilità del prospetto, imporre una formattazione con ritorno a capo nelle celle della colonna “Note”;
  2. Cercare di ridurre i margini del foglio (pulsante “Margini” e trascinamento degli indicatori più esterni):
  3. Provare, tramite il pulsante “Imposta” ad adattare la stampa ad 1 pagina di larghezza.

Quest’ultima soluzione funziona:

Nella figura si nota anche che per ridurre al minimo gli effetti negativi della riduzione delle proporzioni si è provveduto a ridurre quanto più possibile la misura dei margini.

Inserimento di intestazioni e piè di pagina

Detto dell’adattamento dei contenuti alle dimensioni del foglio, passiamo ora ad esaminare gli strumenti messici a disposizione per rifinire ulteriormente il lavoro.

Si parlerà, in particolare delle intestazioni e dei piè di pagina e dei contenuti speciali inseribili in detti elementi. Si ricorda che le intestazioni ed i piè di pagina consistono in due aree (in alto e in basso sul foglio) i cui contenuti vengono automaticamente ripetuti su ogni pagina.

Cliccando sul pulsante “Impostazioni” e successivamente su “Intestaz./Piè di pag.” avremo visualizzata la seguente finestra di dialogo:

Notiamo innanzitutto le due caselle a discesa: esse ci offrono la possibilità di inserire dei contenuti predeterminati:

Più interessante, però, è la possibilità di personalizzare le intestazioni ed i piè di pagina tramite la pressione dei pulsanti a ciò dedicati:

Le medesime considerazioni che facciamo per l’intestazione sono valide anche per il piè di pagina.

Notiamo, in particolare:

  • La presenza di tre distinte aree su cui inserire contenuti (A sinistra, centro….);
  • Poco più sopra, una serie di pulsanti che svolgono varie funzioni. Stranamente, a detti pulsanti non sono state associate descrizioni (c.d. tooltip);. se ne illustrerà pertanto il significato qui di seguito:

Un possibile risultato, ottenuto inserendo stringhe di testo, relative formattazioni, campi predefiniti e variando i margini potrebbe essre il seguente:

A questo punto saremmo in grado di procedere alla stampa direttamente dall’anteprima tramite il pulsante “Stampa”.

Impostazione dell’area di stampa

Fermo restando che le impostazioni relative ai margini, intestazioni e piè di pagina vengono salvate col documento, potrebbe essere conveniente procedere alla definizione di un’area di stampa. Una volta eseguita tale operazione, Excel non tenterà di stampare tutto il contenuto del foglio ma soltanto l’area definita coma “Area di stampa”. Avremo in tal modo la possibilità di ripetere le operazioni di stampa con più immediatezza, che ricorrendo al pulsante “Stampa immediata” presente sulla barra degli strumenti.

Per definire un’area di stampa:

  • Procedere alla selezione dell’area interessata;
  • Dal menu “File” scegliere il comando “Area di Stampa” e successivamente “Imposta area di stampa”.

In maniera analoga l’area può essere cancellata e ridefinita se necessario.

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