La Business Intelligence nella digitalizzazione aziendale

Le attività, i processi e una buona parte delle competenze tecnologiche ricomprese nel concetto di Business Intelligence appartengono all’ambito del sistema informativo aziendale.
Per questo motivo è importante conoscere quali siano le attività tipiche di tale sistema, quali le sue componenti e quale sia lo scopo di questa parte dell’organizzazione aziendale.

Sistema Informativo Aziendale

Il sistema informativo aziendale può essere definito come l’insieme delle attività, dei processi, delle risorse tecnologiche (hardware e software) e delle persone preposte alla gestione dell’informazione, presentando, come risposta, le seguenti attività:

  • Acquisizione dei dati
  • Elaborazione dei dati al fine di produrre informazioni.
    (Il concetto di dato è diverso da quello di informazione perché il dato rappresenta la misurazione di un evento espresso attraverso numeri o parole; l’informazione invece è ottenuta attraverso l’elaborazione di uno o più dati ed ha la caratteristica di assumere un significato, uno scopo e/o un contesto per il destinatario.)
  • Archiviazione dei dati grezzi e delle informazioni
  • Trasmissione dei dati e delle informazioni
  • Presentazione dei dati e delle informazioni.

Il sistema informativo aziendale sta assumendo un ruolo sempre più importante a causa delle esigenze dell’era dell’informazione, sia dell’evoluzione dell’economia e dei modelli di business. La globalizzazione, la presenza di nuovi competitor e la nascita di nuovi mercati hanno aumentato in maniera esponenziale la mole di dati da analizzare ed hanno imposto al management aziendale di agire in tempi brevi e con margini economici sempre più contratti.

Le operazioni svolte dal sistema informativo possono essere classificate in base alle esigenze che scaturiscono dalle attività dei diversi attori dell’organizzazione aziendale, secondo uno schema denominato Piramide di Anthony.

Piramide di Anthony

Business Intelligence - Piramide di Anthony

  • Le attività strategiche, che consistono nella definizione degli obiettivi aziendali e delle politiche aziendali volte al loro raggiungimento. (es. Scelta dei mercati, scelta dei prodotti)
  • Le attività tattiche, che si sostanziano nell’allocazione efficace ed efficiente delle risorse aziendali al fine di conseguire gli obiettivi posti dal management strategico, oltre all’attività di controllo del raggiungimento di tali obiettivi. (es. Budget, programmazione della produzione)
  • Le attività operative infine rappresentano l’operatività corrente. (es. Gestione ordini, magazzino, fatturazione)

Gli attori che si collocano in ciascuno di questi livelli presentano esigenze e requisiti diversi riguardo le informazioni che consentono loro di svolgere il proprio compito.

Business Intelligence - Piramide di Anthony

  • L’alta direzione richiedi informazioni analitiche di sintesi presentate anche con l’ausilio di un supporto grafico tale da offrire, attraverso una semplice occhiata, la percezione dell’andamento dell’azienda o di singoli settori aziendali.
  • Le direzioni funzionali necessitano di informazioni analitiche sintetiche, tuttavia le richieste sono relative a dati consuntivi e le esigenze rimangono stabili nel tempo, permettendo la costruzione di elaborazioni ripetitive.
  • Il personale esecutivo infine difficilmente richiede dati sintetici. La natura operativa delle proprie attività esige dati dettagliati ed esatti, forniti con tempestività, magari in tempo reale.

Definizione di Business Intelligence

Dopo questa prima panoramica del sistema informativo aziendale, possiamo iniziare ad analizzare nel dettaglio la business intelligence.

La prima definizione di Business Intelligence è stata data da Howard Dresner nel 1989 per descrivere gli strumenti informatici in grado di soddisfare le esigenze dei manager aziendali.

Secondo Dresner, la Business Intelligence descrive la capacità dell’impresa di accedere ed esplorare le informazioni, spesso contenute in un Data Warehouse, e di analizzare tali informazioni per sviluppare intuizioni e comprensione, il che porta a un processo decisionale migliorato e informato.

Gli strumenti di BI comprendono: query ad hoc, scrittura di report, sistemi di supporto alle decisioni (DDS), sistemi di informazione esecutiva (EIS) e, spesso, tecniche come l’analisi statistica e l’elaborazione analitica in linea (OLAP).

Fasi Business Intelligence

Le fasi di raccolta, integrazione, pulizia e validazione dei dati, oltre che le procedure di aggregazione e parte dei calcoli analitici, sono svolte in maniera automatica. Il motivo principale è che sarebbe impossibile processare manualmente la mole enorme di dati che, per alcune aziende, descrivono l’attività giornaliera. (es. Catena della grande distribuzione che dovrebbe analizzare migliaia di scontrini battuti in una singola giornata).

Il valore della Business Intelligence

Esiste sicuramente una correlazione tra l’uso efficace della BI e l’incremento delle performance aziendali. Tuttavia, non basta garantire l’accesso ai dati per migliorare i margini.
La Business Intelligence evita alle persone che fanno parte di ogni livello aziendale di preoccuparsi del reperimento dei dati e della loro elaborazione e conservazione. Consente loro di accedere ai dati, analizzarli ed interagire con essi al fine di ricavare le informazioni per la gestione dell’intera azienda o di parte di essa, migliorandone l’efficienza e di conseguenza le performance.
Naturalmente, bisogna essere in grado di interpretare in maniera corretta le informazioni, prendendo le giuste decisioni, sennò si rischia di perdere solo tempo e denaro.

I fattori che devono determinare la progettazione e la realizzazione di un modello di BI sono le logiche di business e i requisiti degli analisti. La tecnologia deve essere al servizio della Business Intelligence, non deve rappresentare un vincolo.

Conclusione

Il sistema di BI fa parte del sistema informativo aziendale ed esso ne ha la responsabilità tecnologica; per questo il management deve essere consapevole della necessità di investimenti in attività di formazione del personale esistente o nel reclutamento di figure professionali che presentino forti competenze nell’ambito amministrativo e dello sviluppo di basi dati orientate all’analisi.

I problemi e le esigenze che portano alla progettazione e all’implementazione della BI hanno un fattore comune, ovvero la difficoltà di sfruttare a pieno il patrimonio dati aziendale per estrarne informazioni finalizzate a supportare le decisioni del management.

La BI reca vantaggi all’azienda, tra cui un migliore accesso ai dati, una maggior capacità di reazione agli eventi esterni e maggior efficacia nelle azioni intraprese. Il tutto si concretizza in un miglioramento generale delle performance economiche dell’azienda stessa.

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